Aturan dasar membuat press release

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:

Di sini dijelaskan bahwa judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau introdari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:

• Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
• Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal.
• Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
• Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
• Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
• Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
• Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
• Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
• Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
• Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
• Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.
• Selalu beri tanggal pada siaran pers.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
• Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.